I hverdagen etablerer vi forbindelser med andre mennesker, og dette er et avgjørende og viktig faktum. Kommunikasjon, mer enn bare å utveksle ord, er en grunnleggende menneskelig behovSiden vi, som brikker i det enorme puslespillet kalt universet, trenger å være sammen med mennesker som vi kan knytte bånd med, noe som lar oss veve et nettverk av personlig, sosial og profesjonell utvikling.
Noen vil kanskje hevde at det er en overdrivelse å hevde at kommunikasjon er en nødvendighet; men hvis vi ser på historien om konstruksjonen av Babel TowerI historien der Gud straffer menneskelig ambisjon ved å frata dem den felles koden (språket) som de vevde sammen ideer gjennom, ser vi tydelig konsekvensene av å bryte ned gjensidig forståelse. Dette resulterte i en katastrofe, hvis mest bemerkelsesverdige konsekvens var at monumentet aldri ble ferdigstilt. Kommunikasjon Det er et kraftig verktøy som lar oss gjøre store ting., siden det lar oss etablere allianser med våre jevnaldrende (synergi) for å forbedre innsatsen for å bygge felles virkeligheter.
I dag har vi også moderne kommunikasjonsmidler som er med oss hele tiden, og som har mangedoblet evnen til å koble seg til i tid og romTakket være teknologiske nettverk kan vi snakke med mennesker hvor som helst på planeten, sende meldinger på få sekunder og koordinere komplekse handlinger med distribuerte team. Alt dette øker det noen forfattere kaller tilkobling: enkeltpersoners og organisasjoners evne til å koble seg til et bredt spekter av informasjons-, kommunikasjons- og datatjenester, og til å kommunisere med hverandre med enestående fleksibilitet.
Hva er den kommunikative prosessen?
Måten vi kommuniserer på er kjent som kommunikativ prosessDette innebærer en rekke elementer som er arrangert på en slik måte at overføringen av budskapet blir effektiv. Det handler ikke bare om å snakke eller skrive, men om en organisert rekkefølge av handlinger som lar noe i én persons sinn gå over i en annens, og generere en respons, en holdningsendring, en følelse eller en beslutning.
Fra et teknisk perspektiv defineres kommunikasjon som handling og effekt av kommunikasjonDet vil si å overføre signaler ved hjelp av en felles kode mellom sender og mottaker. Flere forfattere understreker at det er en forskjell mellom å overføre informasjon og å kommunisere: Kommunikasjon innebærer nødvendigvis en respons.Hvis mottakeren ikke genererer noen form for reaksjon, er det ingen ekte utveksling, bare en enveisoverføring.
Derfor sies det at kommunikasjon er en interaksjonsprosessEn eller flere personer (avsendere) formidler en melding med mål om at den skal forstås av en eller flere personer (mottakere) og generere endringer eller responser. Disse responsene produserer igjen nye reaksjoner hos den opprinnelige avsenderen, noe som gir opphav til en kontinuerlig frem-og-tilbake-syklus. Kvaliteten på denne syklusen bestemmer effektiviteten av forholdet mellom individer.
Selv om det finnes andre aspekter å vurdere, er det viktig å fremheve at den sentrale aksen i en kommunikasjonsprosess er meldingDette inneholder informasjonen og er elementet vi kan bruke for å dele (og i sin tur motta) ideer, tanker og følelser. Dette budskapet kan uttrykkes verbalt (muntlig eller skriftlig) og nonverbalt (gester, holdning, stillhet, tonefall, fysisk avstand osv.), og begge nivåene påvirker hverandre kontinuerlig.
I hverdagen blir denne prosessen synlig i svært forskjellige situasjoner: fra en uformell samtale mellom venner til en kompleks forretningsforhandling, inkludert en klasseromstime, en nettprat eller et teammøte. I alle tilfeller råder den samme logikken: Noen ønsker å uttrykke noe til noen andre, ved å bruke en spesifikk kode og kanal, innenfor en gitt kontekst. og mottar en slags respons.
Elementer som utgjør kommunikasjonsprosessen
Gitt hvor viktig kommunikasjon er for menneskelig ytelse i dagliglivet, har mange viet seg til å evaluere utviklingen av prosessen, elementene som påvirker den, og hvordan de henger sammen. Alt dette gjøres med det formål å studere grundig hvordan den utføres. kan utvikle verktøy som bidrar til å optimalisere den, og fremmer kommunikasjon på ulike nivåer (personlig, pedagogisk, organisatorisk, sosialt osv.). Elementene som utgjør den er vist nedenfor:
- Deltakere: Dette inkluderer menneskene som er involvert i både overføring og mottak av budskapet. De er ansvarlige for å generere en idé, uttrykke og kode den, samt motta, tolke og svare på den. I all menneskelig kommunikasjon er det minst én senderen og en reseptorselv om disse rollene ofte veksler dynamisk.
- Sender: Det er hvem som genererer budskapet. Ideen kommer fra et område av hjernen din, og fra trenger å spre detDerfor koder individet i denne rollen disse mentale prosessene gjennom ord, gester, symboler eller signaler slik at samtalepartneren kan dele ideen. Avsenderen bestemmer også kommunikativt formålå informere, å overtale, å motivere, å uttrykke følelser, å be om noe, osv.
- Mottaker: Mottakeren er personen, eller gruppen av mennesker, som meldingen er adressert til. I sin rolle aktiverer de hjernemekanismer for å dekode meldingen de nettopp har mottatt, og danner seg et inntrykk av den. Mottakeren tolker meldingen basert på sin egen forståelse. tidligere erfaringer, følelser, tro og kulturell kontekstDerfor er mottakeren aldri et passivt subjekt: de velger, organiserer og gir mening til det de oppfatter. I tilfeller av bilateral eller dialogisk kommunikasjon genererer mottakeren en respons i samsvar med budskapet som mottas (og i så fall inntar avsenderens rolle).
- Meldingen: Dette er ideen vi ønsker å formidle, og den oppstår fra mentale prosesser påvirket av ulike faktorer som:
- Ansattkode: refererer til språkSpråk, sjargong eller dialekt kan være et naturlig språk (spansk, engelsk osv.), et teknisk språk (spesialisert terminologi), en ikke-verbal kode (gester, ansiktsuttrykk) eller et symbolsk system (grafikk, ikoner, trafikkskilt). For at kommunikasjon skal kunne skje, må avsender og mottaker dele denne koden i større eller mindre grad.
- Tonefall: Dette gir en metamelding noe som bidrar til å bekrefte, kvalifisere eller til og med motsi det man ønsker å formidle. Den samme uttalelsen kan høres kjærlig, ironisk, aggressiv eller nøytral ut, avhengig av tonen som brukes.
- Kanal: Den består av valgt medium for å spre budskapetOg det er nært knyttet til hvilken type kommunikasjon man ønsker å etablere. Kanalen er viktig fordi hvis vi koder meldingen i et uegnet medium, vil kommunikasjonen bryte sammen og meldingen vil ikke nå de tiltenkte mottakerne. I muntlig kommunikasjon er kanalen vanligvis luft (lydbølger); mens i skriftlig kommunikasjon kan den være papir, en skjerm, et brev, en e-post eller en chat. Dagens teknologi utvider disse kanalene gjennom datanettverk som tillater synkron kommunikasjon (videosamtaler, direktemeldinger) eller asynkron kommunikasjon (e-post, forum, innspilte meldinger).
- Kontekst: Det omfatter omgivelsene rundt meldingenVi kunne inkludere her de fysiske aspektene som kjennetegner stedet der vi etablerer kommunikasjonsforbindelsen (støy, belysning, plassens utforming), men det refererer også til de historiske, sosiale og kulturelle elementene som bestemmer tiden og miljøet der prosessen finner sted. Det samme budskapet kan tolkes svært forskjellig i et forretningsmøte, på et familiemåltid eller i en samtale mellom fremmede.
- tilbakemelding: Det er knyttet til prosessen der mottakeren inntar rollen som avsender ved å kode en melding som reaksjon på stimulansen mottatt fra samtalepartneren. svaret Tilbakemeldinger kan være verbale (kommentarer, spørsmål, aksept eller avvisning) eller ikke-verbale (gester, stillhet, endringer i holdning). Tilbakemeldinger lar deg sjekke hvor vellykket budskapet har blitt overført og forstått, og justere kommunikasjonen når det er nødvendig.
I noen miljøer, som for eksempel organisasjoner, skilles det ytterligere mellom formelle og uformelle kanalerFormelle kommunikasjonskanaler etablerer selskapets strukturer (offisiell kommunikasjon, rapporter, hierarkiske møter) og er knyttet til arbeidskoordinering og atferdskontroll. Uformelle kommunikasjonskanaler oppstår spontant blant medlemmene (samtaler i gangen, improviserte samtaler) og oppfyller viktige funksjoner i sosial samhørighet, emosjonell uttrykkelse og rask tilbakemelding.
Kommunikasjonens art og funksjoner mellom individer
Forstå naturen til kommunikasjonsprosessen mellom individer Det innebærer å gå utover de tekniske elementene og analysere hvorfor folk kommuniserer, hvilken rolle kommunikasjon spiller i det sosiale livet, og hvordan det relaterer seg til beslutningstaking, motivasjon og personlig uttrykk. I grupper og organisasjoner oppfyller kommunikasjon flere grunnleggende funksjoner.
En første hovedfunksjon er å kontrollFormell kommunikasjon tjener til å veilede og regulere atferden til medlemmer av en gruppe eller organisasjon. Gjennom regler, instruksjoner, retningslinjer, møter og varsler blir folk informert om hva som forventes av dem, hvilke oppgaver de må utføre og hva grensene for deres handlinger er. Når en ansatt for eksempel har en arbeidsrelatert klage, blir de bedt om å kommunisere den til sin nærmeste overordnede gjennom en etablert kanal. Uformell kommunikasjon kan også utøve kontroll: gruppen selv presser de som ikke oppfyller sitt ansvar til å forbedre seg, siden deres ytelse påvirker resten av gruppen.
En annen nøkkelfunksjon er at motivasjonTydelig kommunikasjon av oppgaver, mål og resultater hjelper folk å forstå formålet med innsatsen sin. Videre kan overbevisende taler, anerkjennelsesbudskap og tilbakemeldingssamtaler forsterke engasjement og forpliktelse. Fra dette perspektivet er kommunikasjon en ressurs for for å stimulere ytelse og personlig utviklingforutsatt at det er samsvar mellom det som blir sagt og det som blir gjort.
Kommunikasjon tjener også en funksjon av emosjonell uttrykk og sosialiseringÅ snakke lar oss dele frustrasjoner, gleder, frykt og forventninger, og fungerer som en slags psykologisk «utløserventil». Uformelle samtaler i ganger, i pauser eller i digitale rom hjelper folk å føle seg hørt og anerkjent, og forsterker følelsen av tilhørighet til gruppen. Gjennom disse hverdagslige utvekslingene bygger vi... tillitsbånd og verdier, implisitte normer og måter å gjøre ting på overføres.
En fjerde viktig funksjon er å legge til rette for beslutningstakingKommunikasjon gir informasjonen som enkeltpersoner eller grupper trenger for å identifisere alternativer, evaluere alternativer og velge handlingsplaner. Uten en tilstrekkelig strøm av data, meninger og evalueringer, synker kvaliteten på beslutninger dramatisk. Måten denne informasjonen deles og diskuteres på (for eksempel om åpen dialog oppmuntres eller en hierarkisk monolog påtvinges) påvirker også deltakelse og aksept av de endelige avgjørelsene.
Noen forfattere skiller også mellom en funksjon uttrykksfulle av kommunikasjon (fokusert på å uttrykke følelser, identitet, kreativitet) og en funksjon utilitaristisk (med sikte på å oppnå konkrete resultater). Sistnevnte er delt inn i henhold til informativ (sende data, nyheter, instruksjoner) og funksjon overbevisende (påvirker holdninger og atferd). I det virkelige liv er alle disse aspektene vanligvis blandet: det samme budskapet kan informere, motivere, uttrykke følelser og søke etterlevelse av en idé.
Samtalen som kjernen i kommunikasjonsprosessen
Innenfor mellommenneskelig kommunikasjon, samtale Det inntar en sentral plass. Det kan forstås som den sosiale ferdigheten å snakke uformelt og tilfeldig, ansikt til ansikt eller gjennom digitale kanaler, med forskjellige mennesker om en rekke emner. Det er ikke bare en utveksling av informasjon: samtale er et rom hvor folk samskape betydningerDe bygger relasjoner og utforsker ideer.
Noen spesialister sammenligner samtaler med en tenniskampTemaet er som en ball som raskt sendes fra en person til en annen, der alle involverte deltar. Hver person legger til det den andre har sagt, forbedrer det, utdyper det eller stiller spørsmål ved det, slik at meningen utvikler seg i samarbeid. Jo mer balansert denne utvekslingen er (det vil si jo færre monologer og jo mer aktiv lytting), desto rikere blir samtalen.
I profesjonelle sammenhenger har en leders samtalestil en betydelig innvirkning. Noen ledere snakker knapt og begrenser seg til å gi korte ordre, mens andre snakker overdrevent og ikke gir rom for teaminnspill. Begge ytterpunktene kan generere motstand. På den annen side er det som verdsettes... ideell samtalepartnerden personen som vet hvordan man leder gjennom meningsfulle samtaler, som inspirerer til å gjøre ting bedre, som lytter oppmerksomt og som bruker dialog til å bygge integrerende løsninger.
Blant egenskapene til denne kompetente samtalepartneren er: å kjenne menneskene de jobber med godt, å sette av tid til samtaler i formelle og uformelle sammenhenger, å ikke improvisere uansvarlig når temaet er sensitivt, å vise empati og forsiktighet I uttalelsene sine bør de gi og be om tilbakemeldinger, stole på andre og delegere, bygge bro over motstridende synspunkter, dele relevant informasjon og møte vanskelige samtaler direkte i stedet for å unngå dem.
Å utvikle disse samtaleferdighetene styrker den samarbeidende naturen til kommunikasjonsprosessenKommunikasjon slutter å være en enkel sending av ordre eller data og blir et rom der individer forhandler om betydninger, blir enige om handlinger og bygger felles visjoner som fremmer samarbeid.
Faktorer som endrer kommunikasjonsprosessen
Ofte er kommunikasjonsprosessen ineffektiv fordi meldingen ikke kunne overføres, fordi den var feilkodet, eller fordi den ble tolket veldig annerledes enn forventet. Av denne grunn må vi vurdere følgende elementer og hvilken innvirkning de kan ha på kommunikasjonen mellom individer.
- Bruke en ikke-affin kode: Når informasjon kodes på en måte som ikke er felles for alle involverte parter, bryter prosessen sammen fordi mottakeren, selv om de var vitne til meldingen, ikke kunne motta den på riktig måte, da de manglet informasjonen som var nødvendig for å dekode den. Dette skjer når man bruker teknisk sjargong med ikke-spesialister, når man snakker et språk den andre personen ikke forstår, eller når man bruker kulturelle referanser som den andre personen ikke er klar over.
- Kanal med forstyrrelser: Støy og andre forstyrrelser som hindrer prosessens flyt er faktorer som begrenser kommunikasjonen. Støy kan være fysisk (omgivelseslyder, dårlig forbindelse i en videosamtale), psykologisk (bekymringer, fordommer, mangel på oppmerksomhet) eller semantisk (Tvetydige ord, forvirrende budskap). Jo høyere støynivå, desto større er sannsynligheten for misforståelser.
- Kontekstanalyse: Hvis personene som er involvert i prosessen kommer fra ulik sosial eller kulturell bakgrunn, kan forståelsen av budskapet endres, siden tolkningen av stimuli kan variere fra miljø til miljø. Bevegelser, stillhet, uttrykk eller til og med forventet nivå av formalitet kan ha svært forskjellige betydninger. Effektiv kommunikasjon krever interkulturell sensitivitet og evnen til å tilpasse budskapet til konteksten.
I tillegg til disse faktorene har følgende en avgjørende innflytelse: personlige holdninger Deltakernes faktorer inkluderer deres vilje til å lytte, åpenhet for andres synspunkter, tillitsnivå, emosjonell tilstand på tidspunktet og til og med tretthet. Et teknisk velformulert budskap kan mislykkes hvis det leveres på et upassende tidspunkt eller hvis mottakeren er følelsesmessig blokkert.
Innen organisasjonsfeltet legges det til andre elementer, som f.eks. hierarkiske barrierer (frykt for å snakke med overordnede, meldinger som blir forvrengt når de beveger seg opp eller ned i hierarkiet), informasjonsoverbelastning (for mange e-poster, chatter og møter som gjør det umulig å behandle alt), eller eksistensen av undergrupper med motstridende interesser. Å identifisere disse barrierene er det første skrittet mot å redesigne tydeligere og mer tilgjengelige kommunikasjonsflyter.
Hvordan forbedrer du overføringen av meldingen din?
På mange områder er det viktig at kommunikasjonen foregår riktig for å unngå misforståelser og fremme sunne og produktive relasjoner. Mange individer har viet seg til observasjon av utviklingen av kommunikasjonsprosessenOg fra disse observasjonene er det utledet praktiske retningslinjer for å forbedre måten vi formidler budskapene våre på.
- Legg ved meldingen tegn og ikke-verbale ressurser som forsterker det vi ønsker å formidle. Konsekvent kroppsspråk (øyekontakt, nikking, åpen holdning) styrker budskapets troverdighet og hjelper lytteren med å forstå nyanser som ikke uttrykkes med ord alene.
- Observer hvordan meldingen blir mottatt og vurder om mottakerens reaksjon stemmer overens med innholdet. Hvis ikke, be den andre personen om å uttrykke sin mening om informasjonen de mottar. Denne gesten av aktiv lytting Det muliggjør rask oppdagelse av feiltolkninger og justering av diskursen.
- Bruk a passende tonefall og fremheve de delene vi anser som viktige. Å modulere volum, hastighet og pauser bidrar til å holde lytterens oppmerksomhet og fremheve viktige ideer uten å stadig gjenta det samme.
- Å prøve å posisjonere oss selv på en måte som lar oss vurdere forholdene som kan begrense den andre personens synspunkt. Dette innebærer å øve kognitiv og emosjonell empati: spørre oss selv hva samtalepartneren vet, hvordan de føler seg, hva som bekymrer dem, og fra hvilken ramme de tolker det vi sier.
- Vurder hvilken type melding du ønsker å sende for å bestemme kontekst og kanal som passer best til situasjonen. Sensitive saker krever ofte direkte, personlig kommunikasjon, mens rutineinformasjon kan formidles gjennom mer upersonlige kanaler. Å velge riktig kanal reduserer risikoen for misforståelser og viser større respekt for mottakeren.
Til disse anbefalingene kan vi legge til noen flere som er hentet fra studiet av mellommenneskelig og organisatorisk kommunikasjon: forbered budskapet på forhånd når en viktig avgjørelse står på spill, tilpass språket til mottakerens kunnskapsnivå, be om eksplisitt tilbakemelding («Hvordan ser du på dette?», «Hva synes du?»), oppsummer de avtalte punktene til slutt, og vær villig til å korrigere eller kvalifisere når det oppdages at noe ikke er blitt ordentlig forstått.
Kommunikasjonens natur mellom individer viser at det ikke er en mekanisk handling, men en kompleks interaksjon påvirket av koder, kanaler, kontekster, følelser, sosiale roller og personlige stiler. Jo bedre vi forstår disse komponentene og jo mer bevisste vi er på deres innvirkning, desto bedre rustet vil vi være til å bygge relasjoner basert på gjensidig forståelse, løse konflikter kreativt og koordinere handlinger for å oppnå felles mål.